Wir freuen uns über den Besuch unseres Internetauftritts und über Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen. Wir messen dem Schutz Ihrer Privatsphäre als Nutzer unseres Internetauftritts höchste Bedeutung bei und halten uns bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten streng an die datenschutzrechtlichen Bestimmungen. 

Im Folgenden werden Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artt. 12 ff. DSGVO informiert.

Hochschul-IT-Services.nrw Körperschaft öffentlichen Rechts (KöR)
c/o Spaces The Cradle
Speditionstraße 2
40221 Düsseldorf

Vertretungsberechtigt
Geschäftsführer Dr.-Ing. Harald Philipp Gerhards
Telefon: +49 5261 7025722
E-Mail: info@hits.nrw 

Oliver Baldner
Telefon: +49 5251 6889480
E-Mail: oliver.baldner@bits.gmbh

Im Zusammenhang mit der Bereitstellung der allgemeinen Informationen, erfolgt Verarbeitung von personenbezogenen Daten und technischen Informationen, um den Dienst bereitstellen und die Darstellung der vom Besucher abgerufenen Informationen auf dem jeweiligen Endgerät des Besuchers des Internetauftritts optimieren zu können (darin besteht auch unser berechtigtes Interesse). 

Die Bereitstellung von allgemeinen Informationen zur Hochschul-IT-Services.nrw KöR und die einhergehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang erfolgt auf der Grundlage der folgenden gesetzlichen Regelung:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen).

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, durch Bereitstellung von allgemeinen Informationen zu unseren Dienstleistungen / unseren Produkten unseren Bekanntheitsgrad zu steigern und den Absatz von unseren Dienstleistungen / von unseren Produkten dadurch zu fördern.

Bei der Nutzung unseres Internetauftritts werden aus organisatorischen und technischen Gründen folgende Daten verarbeitet:

• IP-Adressen der Besucher
• Name der aufgerufenen Seiten
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name des verwendeten Browsers
• Name der Suchmaschine oder des externen Links
• Name der heruntergeladenen Dateien
• Name des Betriebssystems und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware
• Zugriffstatus / http-Statuscode

Sofern im Rahmen einzelner Verarbeitungstätigkeiten weitere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, werden Sie an den entsprechenden Stellen der vorliegenden Datenschutzhinweise ausführlich darüber informiert.

Die Speicherdauer bei technischen Daten und Protokollen zur Sicherstellung des Betriebs des Internetauftritts beträgt 6 Monate.

Im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens über unsere Webseite (Rubrik „Karriere“ unter https://hits.nrw/karriere) nutzen wir im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Stellenangeboten Dienste eines Auftragnehmers, der EVERYDAY SOFTWARE, S.L., der unter dem Handelsnamen FACTORIAL auftritt. Die EVERYDAY SOFTWARE, S.L. (FACTORIAL) verarbeitet in unserem Auftrag weisungsgebunden folgende Datenkategorien:

• Stammdaten und Kontaktdaten
  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
• Bewerbungsunterlagen
  • Lebenslauf
  • Lichtbild
  • Zeugnisse
• Inhalte aus Freitextfeldern
  • Im Rahmen des Bewerbungsformulars haben Sie die Möglichkeit, ergänzende Informationen anzugeben, darunter Ihre Motivation für die Bewerbung, Ihre persönlichen Erwartungen an die offene Stelle sowie eine Selbsteinschätzung. Diese Angaben erfolgen im Freitextformat oder als vorgegebene Antwortmöglichkeiten zur Auswahl und dienen der besseren Einschätzung Ihrer Bewerbung.

Die Dienste des Dienstleisters FACTORIAL werden in Anspruch genommen, indem wir auf unserer Webseite den Quellcode des Dienstleisters in Form sog. Inlineframes (iFrames) einbinden, um Ihnen Bewerbung auf eine bestimmte Stellenanzeige zu ermöglichen. Ein iFrame ist ein HTML-Element, das der Strukturierung von Webseiten dient. Dieses wird benutzt, um andere Webinhalte als selbständige Inhalte in einem definierten Bereich des Browsers anzuzeigen, um insb. Dienste von anderen Anbietern einzubinden (hier Stellenanzeigen von FACTORIAL).

Im Zusammenhang mit der Einbindung der iFrames von FACTORIAL werden auf der Grundlage des berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO insb. Verbindungen zu weiteren Dienstleistern aufgebaut, die sicherheitsrelevante Dienste (z.B. Cloudflare) oder Webhosting-Dienste (z.B. durch Amazon Web Services / AWS) erbringen.

Sofern der Dienstleister FACTORIAL Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag durchführt, für die eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO  erforderlich ist, holen wir eine solche Einwilligung von Ihnen ein und lassen die Daten zu den im Rahmen der Einholung einer Einwilligung Ihnen mitgeteilten Zwecken verarbeiten (z.B. im  Rahmen der Aufnahme in unseren Bewerberpool zu einer späteren Kontaktaufnahme).

Mit dem Dienstleister FACTORIAL wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Im Rahmen der Erbringung seiner Dienstleistungen setzt FACTORIAL seinerseits Unterauftragnehmer ein. Über die einzelnen eingesetzten Unterauftragnehmer sowie die Einsatzzwecke / die durch den jeweiligen Unterauftragnehmer von FACTORIAL erbrachte Dienstleistung informiert FACTORIAL Sie unter dem folgenden Link in einer ausführlichen und aktuellen Auflistung seiner Unterauftragnehmer:
https://factorialhr.de/sub-processors. 

Sofern die Unterauftragnehmer des Dienstleisters FACTORIAL Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland (ein Land außerhalb der Europäischen Union (EU) / des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) übermitteln, werden Sie unter der Webadresse https://factorialhr.de/sub-processors über die entsprechende Rechtsgrundlage für die entsprechenden Datentransfers informiert.

Im Rahmen der Durchführung von Online-Bewerbungsverfahren werden durch uns Daten, die von Bewerbern öffentlich zugänglich sind, im Rahmen der Bewerbung berücksichtigt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in diesem Kontext auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser überwiegendes berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, dass wir  uns über die Bewerber möglichst umfassend informieren möchten und sicherstellen wollen, dass ein Kandidat durch sein öffentliches Auftreten unserem Unternehmen nicht schadet.

Ferner werden im Rahmen der Durchführung von Bewerbungsverfahren Dienste der

Workfive GmbH
Alan-Brooke-Weg 6

c/o BLAU Creative Business Hub, Block 5
33102 Paderborn​

in Anspruch genommen, an die personenbezogene Daten der Bewerber übermittelt werden, die durch die Workfive GmbH in unserem Auftrag weisungsgebunden gem. Art. 28 DGSVO verarbeitet werden.

Die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, werden automatisch gelöscht, sofern die Zwecke der Verarbeitung entfallen sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. 

Sofern im Zusammenhang mit den Verarbeitungstätigkeiten, die auf unserer Webseite durchgeführt werden, keine gesetzlich bestimmte Aufbewahrungsfrist gibt und die Daten unter Beachtung des Speicherbegrenzungsgrundsatzes für einen durch den Verantwortlichen bestimmten Zeitraum verarbeitet werden, werden Sie über diese Fristen an den jeweils relevanten Stellen der vorliegenden Datenschutzhinweise informiert.

Wir bieten auf unserem Internetauftritt ein Kontaktformular an, über das Sie mit uns in Kontakt treten können. Das Formular enthält Pflichtfelder und Felder, in denen Sie freiwillig zusätzliche Informationen bereitstellen können. Die Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Kontaktformulars erfolgt zum Zweck der Kommunikation und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. 

Die Rechtsgrundlage ist in der Regel unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mit Dritten kommunizieren zu können und auf Kontaktanfragen reagieren zu können. Wenn sich Ihre Anfrage auf ein bestehendes oder beabsichtigtes Vertragsverhältnis bezieht, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Ihrer Daten. Eine Bearbeitung Ihrer Anfrage ist jedoch ohne die Bereitstellung der Informationen der Pflichtfelder nicht möglich. 

Die Speicherfristen bei Inhalten, die Sie uns über das Kontaktformular zukommen lassen, richten sich nach der Art der übermittelten Informationen und den dafür jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhand mit dem Hochladen und Übermitteln von Bewerbungsunterlagen an uns erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses). 

Zudem werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser überwiegendes berechtigtes Interesse) verarbeitet, sofern es um die Bildung eines Kandidaten-Rankings durch die Nutzung von KI-Anwendungen geht.

Die Speicherfristen bei Inhalten, die Sie uns über Bewerbungsformular zukommen lassen, richten sich nach der Art der übermittelten Informationen und den dafür jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. 

Sofern eine eingegangene Bewerbung nicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrags führt, werden die Daten 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens automatisch gelöscht, es sei denn die Daten wurden mit Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zur Aufnahme in unser Bewerberpool aufgenommen. In diesem Fall erfolgt die Löschung Ihrer Daten nach dem Widerruf Ihrer Einwilligung bzw. Ablauf der weiteren 6 Monate durch die verantwortliche Stelle.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Hochladen und Übermitteln von Dateien an uns erfolgt - je nachdem, welcher Zweck damit verfolgt wird - auf der Grundlage folgender gesetzlichen Regelungen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (erforderlich zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (überwiegende berechtigte Interessen des Verantwortlichen, mit Dritten kommunizieren zu können und auf Kontaktanfragen reagieren zu können). 

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt ausschließlich aufgrund Ihrer erteilten Einwilligung oder aufgrund eines gesetzlichen Erlaubnistatbestands. Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgen nur im Rahmen der einschlägigen Gesetze bzw. sofern wir durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet sind. 

Unsere Mitarbeitenden sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Bestimmungen der Gesetze zum Datenschutz verpflichtet. 

Zur technischen Durchführung der zur Verfügung gestellten Dienstleistungen haben wir entsprechende Unternehmen beauftragt, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO bzw. gegebenenfalls in gemeinsamer Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO verarbeiten. Über die entsprechenden Unternehmen und die im Auftrag verarbeiteten Daten sowie ggf. vorhandene Unterauftragnehmer werden Sie an den entsprechenden Stellen der vorliegenden Datenschutzhinweise ausführlich informiert.

Im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Webpräsenz nehmen wir im Rahmen des Hostings und der Nutzung von (ggf. virtuellen) Servern sowie bei diversen Wartungsarbeiten und Services Leistungen folgender Unternehmen in Anspruch, die als Auftragnehmer gemäß Art. 28 DSGVO in unserem Auftrag tätig sind und personenbezogene Daten (als Zugriffsberechtigte) verarbeiten:

Betreiber (virtueller) Server:

wegewerk GmbH
Saarbrücker Str. 24 Haus A

10405 Berlin

Auf unserer Website werden grundsätzlich weder sog. Cookies, (kleine Text-Dateien, die von einem Webserver an Ihren Browser gesendet und auf der Festplatte Ihres Computers ggf. gespeichert werden), eingesetzt noch Daten im sog. Local Storage (lokaler Speicher im Browser Ihres Geräts) gespeichert.

Sofern Einbindung der Dienste von FACTORIAL erfolgt (vgl. den Abschnitt „Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden“), setzt der Dienstleister FACTORIAL ggf. Cookies oder speichert Daten im Local Storage Ihres Geräts bzw. stellt Verbindungen zu diversen weiteren Dienstanbietern her (z.B. Cloudflare). Diese Verarbeitungen sind technisch notwendig und werden auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse) durchgeführt, um Ihnen eine Bewerbung mit den durch unseren Unterauftragnehmer FACTORIAL eingebundenen Diensten zu ermöglichen. Über die Verarbeitung Ihrer Daten in diesem Zusammenhang informiert Sie der Dienstleister FACTORIAL unter dem folgenden Link: https://factorialhr.de/cookies sowie über die Unterauftragnehmer, an die er die Daten übermittelt unter: https://factorialhr.de/sub-processors (zudem vgl. Informationen im Abschnitt „Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden“ insb. zu Drittlandtransfers).

Unser Internetauftritt enthält Links zu anderen Internetauftritten. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass deren Betreiber die Datenschutzbestimmungen einhalten. Trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrolle übernehmen wir keine Haftung für die Inhalte der externen Links. Für den Inhalt der verlinkten Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich.

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung stetig aktualisiert. Die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und unseren Servern erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Dies gilt sowohl für den Download von Dokumenten oder Informationen, die wir Ihnen über unseren Internetauftritt anbieten.

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.

Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

• die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
• wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben zudem gem. Art. 22 DSGVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gemäß Art. 22 Absätze 1 und 4 DSGVO erfolgt im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns nicht.

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird von dem Widerruf nicht berührt.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich von Ihnen erhoben oder beim Aufrufen unseres Internetauftritts automatisch erzeugt (z.B. Logfiles). Diese Daten werden regelmäßig nicht auch von anderen Stellen an uns übermittelt oder durch uns von anderen Stellen abgerufen (z.B. durch/von Wirtschaftsauskunfteien, Dienstleistern zur Betrugsprävention oder aus öffentlichen Quellen). Sofern Daten nicht von Ihnen erhoben und nicht automatisch erstellt werden, sondern von einer anderen Stelle an uns übermittelt werden oder durch uns bei anderen Stellen / aus öffentlichen Quellen abgerufen werden, werden Sie darüber im Rahmen der vorliegenden Datenschutzhinweise gesondert unterrichtet. 

Personenbezogene Daten sind Informationen zu Ihrer Identität. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer oder auch die E-Mail-Adresse. Für die Nutzung dieses Internetangebots ist es nicht erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten preisgeben müssen. In bestimmten Fällen benötigen wir jedoch Ihren Namen und Ihre Adresse sowie weitere Angaben, damit wir die gewünschten Dienstleistungen erbringen können.

Dieses gilt beispielsweise für die Zusendung von Informationen oder für die Beantwortung individueller Fragen. Wo dies erforderlich ist, weisen wir Sie entsprechend darauf hin. Darüber hinaus speichern und verarbeiten wir nur Daten, die Sie freiwillig oder automatisch zur Verfügung stellen. Sofern Sie Beratungsleistungen in Anspruch nehmen, werden in der Regel nur solche Daten erhoben, die zur Erbringung der Leistungen benötigt werden. Soweit wir Sie um weitergehende Daten bitten, handelt es sich um freiwillige Informationen. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Ihnen mitgeteilten und erläuterten Zwecke verarbeitet.

Da die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen durch uns gegebenenfalls angepasst werden müssen, insbesondere soweit dies aufgrund der technischen oder der rechtlichen Entwicklung erforderlich wird, werden in diesen Fällen gegebenenfalls auch die vorliegenden Hinweise zum Datenschutz entsprechend von uns angepasst. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzhinweise.

Wenn Sie weitergehende Fragen zu den Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten unter Verwendung der oben angegebenen Kontaktdaten wenden.