Vielen Dank für Ihr Interesse an der Hochschul-IT-Services.nrw KöR (Körperschaft öffentlichen Rechts). Die Hochschul-IT-Services.nrw KöR wurde mit Zustimmungserlass vom 20. Mai 2025 durch Bekanntmachung des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft am 08. Juli 2025 gegründet, veröffentlicht im Ministerialblatt für das Land Nordrhein-Westfalen (MB.NRW 2025 NR. 45) am 16.07.2025. 

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Gemäß Artt. 12 ff. DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind wir verpflichtet, Ihnen bestimmte Informationen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wir verarbeiten Ihre Daten, die wir im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme erhalten haben oder die Sie uns im Rahmen der sich daraus ergebenden geschäftlichen Beziehung zur Verfügung stellen sowie Daten, die wir aus anderen Quellen ggf. erhalten (s.u.), daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere DSGVO, BDSG). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit.

Hochschul-IT-Services.nrw KöR
Speditionstraße 2
40221 Düsseldorf
Deutschland

Telefon: +49 5261 7025722
Email: info@hits.nrw

Geschäftsführer: Dr. Harald Gerhards 

Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist unter nachfolgenden Kontaktdaten erreichbar:

Name:        Oliver Baldner
Anschrift:    bITs GmbH
                  Detmolder Straße 204
                  D-33100 Paderborn
                  Deutschland

Telefon:      +49 5251 6889480
E-Mail:        oliver.baldner@bits.gmbh

Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten- bzw. Datenkategorien:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E-Mail-Adresse,
• Name des Unternehmens,
• Funktion / Position im Unternehmen,
• Anschrift,
  Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
• Vertragliche Daten zu erteilten oder erhaltenen Aufträgen,
• Bankverbindungen,
• weitere personenbezogene Daten, die wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen mit unseren Auftraggebern benötigen oder die wir zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verarbeiten,
• Inhaltsdaten Ihrer Nachricht bzw. Ihrer Eingabe an uns. Beispielsweise, wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person geltend machen oder unseren externen Datenschutzbeauftragten im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Rate ziehen und Ihre Anfrage oder Eingabe nicht direkt an den Datenschutzbeauftragten, sondern an uns zur Weiterleitung an den Datenschutzbeauftragten übermitteln,
• Daten, die zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt zu den folgenden Zwecken:

• um Sie als unseren Geschäftskontakt identifizieren zu können,
• um Sie angemessen beraten zu können,
• zur Korrespondenz mit Ihnen,
• zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen mit unseren Lieferanten und Auftraggebern,
• Hausrecht,
• Wahrung von Rechten Dritter,
• zur Geltendmachung und Ausübung von Ansprüchen aus Vertrag oder Gesetz.
• zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten und Aufgaben.

Die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person),
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (für vorvertragliche Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen).

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten aus berechtigten Interessen verarbeiten, dann bestehen diese Interessen darin:

• Ihre Kontaktdaten zu speichern und zu verarbeiten und die Kommunikation mit Ihnen zu führen,
• Ihnen Informationen zu unserer Organisation sowie zu unseren Dienstleistungen zukommen zu lassen,
• Unsere Rechtsansprüche geltend zu machen und auszuüben.
• Schutz des Eigentums (materielles Eigentum, Kundendaten und -informationen sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.

Ihre personenbezogenen Daten erheben wir grundsätzlich direkt bei Ihnen als betroffene Person. 

In bestimmten Situationen kann es ausnahmsweise jedoch vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen als einer betroffenen Person direkt, sondern von anderen (externen) Stellen erheben. Zu solchen externen Stellen gehören bspw. unsere Auftraggeber, Lieferanten, Kunden oder Auftragsverarbeiter (z.B. im Fall der Weiterleitung der Anfragen betroffener Personen an uns), oder öffentlich zugängliche Quellen wie z.B. soziale Netzwerke. 

Folgende Datenquellen können von uns explizit genannt werden:

Eine Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt an externe Auftragnehmer, die für uns im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bestimmte Tätigkeiten durchführen. Bei diesen Tätigkeiten handelt es sich beispielsweise um IT-Dienstleistungen, Wartungstätigkeiten, Versandtätigkeiten.

Empfänger Ihrer Daten, die die von uns im Einzelnen explizit genannt werden können, sind folgende Stellen:

Darüber hinaus leiten wir Ihre Daten auch dann an externe Stellen weiter, wenn wir aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind (z.B. an die Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden) oder unsere berechtigten Interessen es rechtfertigen (z.B. an Rechtsanwälte, Gerichte oder Inkassounternehmen, Wirtschaftsauskunfteien).

Da wir einen externen Datenschutzbeauftragten benannt haben, werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Beantwortung von Betroffenenanfragen zur Erfüllung von Betroffenenrechten ggf. an den benannten Datenschutzbeauftragten weitergeleitet. Die Weiterleitung erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 38 Abs. 2 und ggf. Artt. 15 - 22 DSGVO.

Strafverfolgungsbehörden, Gerichte (Aufnahmen der Videoüberwachung zur Beweisführung im Rahmen der Zweckbestimmung).

Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Empfänger in einem Drittland erfolgt nur, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder wie oben bereits ausgeführt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland stattfindet (z.B. (Unter-)Auftragnehmer), erfolgt die Datenübermittlung auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, wenn geeignete Garantien gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO bestehen (insb. Standardvertragsklauseln, verbindlichen internen Datenschutzvorschriften) oder in Ausnahmefällen gemäß Art. 49 DSGVO. Eine Kopie der geeigneten und angemessenen Garantien erhalten Sie, soweit gewünscht, auf Nachfrage, indem Sie uns entweder postalisch oder per E-Mail anschreiben.

Personenbezogene Daten, die aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert sind, werden gelöscht, sobald die Pflicht zur Aufbewahrung entfällt.

Ansonsten werden personenbezogene Daten gelöscht, wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt oder sie zur Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind. 

Personenbezogene Daten, die wir aufgrund einer erteilten Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO speichern, werden gelöscht, wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt oder wenn die Einwilligung widerrufen wird.

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.

Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

• die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
• wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist erforderlich zur Erbringung unserer Dienstleistungen im Rahmen der Verwaltungsvereinbarung zur Errichtung eines IT-Dienstleisters der Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Trägerschaft des Landes Nordrhein-Westfalen und der staatlichen Kunsthochschulen in Nordrhein-Westfalen Zudem ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich, um insb. Ihre datenschutzrechtliche Anfrage zu bearbeiten. Sofern diese Daten nicht bereitgestellt werden, können wir unsere Dienstleistungen in bestimmten Fällen nicht erbringen und keine Bearbeitung Ihrer Anfragen oder Eingaben durchführen. Für Lieferanten ist es in der Regel nicht erforderlich, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen.

Wenn Sie weitergehende Fragen zu den Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich unter Verwendung der oben angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.